Toute l’info sur la dématérialisation des documents administratifs

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Que nous dit la loi sur la dématérialisation des documents administratifs ?

La politique zéro papier a induit une marche inéluctable vers la dématérialisation des documents administratifs. Aujourd’hui, les avancées du gouvernement français dans ce sous-secteur de la numérisation sont notables. C’est bien ce dont témoignent les nombreuses lois votées dans le domaine du numérique en République française. La loi n°2016-1321 d’octobre 2016 est la dernière en date qui accentue la sécurité des citoyens et des entreprises dans l’accès au numérique. Les établissements recevant du public (ERP) profitent ainsi de services administratifs accélérés grâce à la dématérialisation des documents administratifs ERP.

Dématérialisation de documents administratifs en ERP

En quoi consiste la dématérialisation des documents administratifs ?

La dématérialisation des documents administratifs vise à substituer tous les documents administratifs matériels par des supports numériques à valeur légale. Sa mise en œuvre depuis 2016 est passée par la numérisation de tous les documents papiers existants et leur stockage. Sa réussite a été fortement conditionnée par la création de logiciels et d’outils performants. Ceux-ci ont eu pour objectif de créer ou d’éditer des documents administratifs, de les signer, partager et stocker. 

On a donc assisté à la conception de nombreux logiciels de bureautique, de gestion électronique et de signature électronique. Aujourd’hui, tous les établissements recevant du public ont la possibilité légale de générer des documents numériques authentiques et inaltérables. La dématérialisation vise à réduire voire supprimer l’utilisation du papier en administration. À travers les différents outils mis en place, la dématérialisation des documents administratifs renforce la traçabilité des fichiers administratifs.

Que dit la loi pour une république numérique ?

La loi pour une république numérique est élaborée pour faciliter l’innovation en permettant la circulation des informations et des savoirs. Ce qui permettra de répondre aux défis de l’économie numérique. Cette loi vise la protection des données des personnes et la garantie des droits des utilisateurs afin de créer un cadre de confiance. C’est pour cette raison que ses 113 articles sont axés sur l’accès facile au numérique.

Le premier objectif visé est de permettre à la France d’avoir une avance considérable sur ses pairs dans le domaine du numérique. Le second est de rester dans une approche de progression qui permet aux individus de renforcer continuellement leur capacité d’agir. Cette loi de dématérialisation des services publics a également pensé aux dispositions pratiques à mettre en œuvre dans l’outre-mer. Ainsi, la loi pour une république numérique a lancé la révolution numérique administrative en France.

Quels sont les documents administratifs dématérialisés ?

La dématérialisation des documents administratifs obligatoires en ERP concerne déjà de nombreux types de documents. Au sein des entreprises, il est désormais possible d’avoir des documents commerciaux numérisés. Il s’agit entre autres des contrats commerciaux, des bons de commandes, des devis et des factures. Les documents liés à la gestion de la ressource humaine comme la fiche de paie et les avenants sont aussi accessibles par fichier numérique.
De nombreux autres documents obligatoires au sein des ERP et des lieux de travail peuvent aussi être dématérialisés pour faciliter la gestion administrative. 

Le Registre Public Accessibilité

Au-delà des documents administratifs de base qui ont été dématérialisés, il est aujourd’hui possible d’avoir son Registre Public d’Accessibilité (RPA) sous format dématérialisé grâce à  la dématérialisation des registres en ERP. C’est un document, obligatoire pour tous les ERP, qui informe le public sur la mise en conformité de l’établissement aux règlements d’accessibilité en vigueur. Les personnes handicapées peuvent également l’utiliser pour connaître les dispositions pratiques prévues à l’accueil des personnes à mobilité réduite. La loi prévoit que ce document disponible soit sous format papier dans l’ERP soit sous format dématérialisé consultable sur site. Les gestionnaires d’ERP peuvent éditer leur RPA en toute simplicité et le mettre à disposition du public via le QR Code dédié grâce à Lootibox.

Le Registre de Sécurité Incendie

La dématérialisation des documents administratifs de loi permet de se passer des documents papier pour adopter un Registre de Sécurité en ligne. En effet, le principe de la dématérialisation du Registre de Sécurité a été validé par la Commission Centrale de Sécurité dès 2002. Ce document, obligatoire en ERP et en ERT, rassemble l’ensemble des informations relatives à la Sécurité Incendie (caractéristiques de l’établissement, maintenance et vérifications des équipements, dimensionnement et organisation des services de secours, etc.). Grâce à Lootibox, il est possible de gérer facilement le passage des intervenants en charge de la maintenance et des vérifications réglementaires mais aussi le suivi des non-conformités jusqu’à l’édition du Registre de Sécurité.

Dématérialisation des documents encombrants en ERP

Quel est l’intérêt de la dématérialisation des documents administratifs ?

Si la France s’est lancée dans la dématérialisation des documents administratifs, c’est pour de nombreuses raisons. La dématérialisation permet de partager aisément les informations dans la chaîne entreprise-entreprise, entreprise-clients, entreprise-partenaire et entreprise-État.  Grâce à la décentralisation des documents, l’archivage des fichiers est centralisé et leur traçabilité est garantie. L’accès partagé aux différents fichiers induit par la dématérialisation améliore les conditions du travail collaboratif. Enfin, la dématérialisation des documents administratifs ERP supprime tous les frais liés au papier (impression et acheminement).

Que propose Lootibox en matière de dématérialisation des documents ?

Lootibox propose un accompagnement des ERP et ERT afin de dématérialiser les documents et les procédures les plus chronophages.
Nous proposons ainsi de dématérialiser le Registre Public d’Accessibilité pour en faciliter l’édition, la mise à jour et la consultation par le public via un QR code.
De même, Lootibox dispose de solutions uniques permettant de faciliter la gestion du Registre de Sécurité grâce à une dématérialisation complète de la procédure qui permet de gagner en précision et en efficacité.
Vous disposez ainsi d’une supervision en temps réelle de la conformité de vos établissements limitant les risques de sanctions de la part de l’inspection du travail ou des commissions de sécurité.